“Veel mensen hebben de mond vol van de voordelen die ketensamenwerking de modewereld kan bieden. De praktijk is echter weerbarstig. Nog niet alle retailers zijn bekend met die voordelen of kunnen ze goed inschatten. Het is best een ding voor retailers die het toch vooral als een IT-stuk inschatten. Op zich zien ze het inkoopgemak wel. Tegelijkertijd zijn de investeringen in tijd en geld een struikelblok.”

Inkopen op de ‘oude’ manier vs. de ‘nieuwe’ manier

“In mijn contacten met retailers proef ik een spanningsveld tussen de oude en nieuwe manier van werken. Dat is jammer omdat de nieuwe manier (lees: samenwerken op basis van standaarden voor informatie-uitwisseling) tussen retailers en leveranciers echt veel kan op leveren. Als je op de ‘oude manier’ inkoopt, bestaat het risico dat je net misgrijpt bij de leverancier. De bestelling is dan weliswaar gebaseerd op een inventarisatie van de verkoopcijfers. Maar pas als de retailer tijd heeft deze te checken, kijkt hij naar de bestverkochte producten en mailt zijn bestelling. Dit kost tijd, waardoor de gewenste producten niet altijd meer leverbaar zijn.”

Flink versnellen en vereenvoudigen

“Ik zie dat als een gemiste kans omdat het zo veel makkelijker kan. Door samenwerking op basis van de GS1 standaard kunnen retailers en leveranciers het proces flink versnellen en vereenvoudigen. Bijvoorbeeld met Automatic Replenishment op basis van actuele verkoopcijfers. De nabestelling van goed lopende producten verloopt dan automatisch en volgens duidelijke afspraken. Zo kunnen leveranciers en retailers ervoor kiezen om hun voorraad te delen, zodat producten altijd snel beschikbaar zijn. De effecten van samenwerking gaan echter verder. Bijvoorbeeld door producten met de prijskaartjes of barcodes van de leveranciers te gebruiken. Zo kan alles wat binnenkomt, na een check direct het schap in. Dat scheelt retailers heel veel tijd.”

Slimme communicatie op basis van standaarden

“De gehele keten profiteert van deze slimme communicatie. De voorraad blijft gericht op peil en de retailer heeft een populair product vaak wel voor het weekend in huis. Ondanks al deze voordelen zijn de standaarden volgens mij toch vooral een hulpmiddel; geen doel op zich. Natuurlijk kan het ook op de ‘oude’ manier. Dat is de afgelopen jaren wel gebleken.”

“Toch komen bij mij dan termen als tijdrovend en omslachtig naar boven. En die aanpak kost alleen daardoor ook veel geld. Misschien wel meer dan de investeringen in nieuwe oplossingen. Daarom zijn standaardisatie voor mij wel effectiever middelen waarmee retailers en leveranciers efficiënter en sneller kunnen samen werken. Om dat waar te maken is het wel zaak dat de retailer investeert en knowhow opbouwt. Het is helaas nog geen kwestie van ‘plug-and-play’. Toch geldt ook hierbij dat retailers en leveranciers hier samen kunnen – en misschien wel moeten – optrekken.”

Klant meer dan ooit centraal

“Ik hoorde een retailer laatst zeggen: “Zonder EDI is samenwerking onmogelijk.”  Ik geef hem groot gelijk. Het is belangrijk en wordt steeds belangrijker. Kijk maar naar de opkomst van omni-channel. Daarbij staat de klant meer dan ooit centraal. Retailers en leveranciers moeten klanten via elk kanaal optimaal bedienen. En dat lukt alleen maar samen. Snel schakelen is dan een noodzaak, ongeacht of het fysiek of online is. Inzicht in de beschikbaarheid van producten is daarbij essentieel. En daarvoor moet je wel samenwerken.”

“Een hulpmiddel als EDI biedt een goed fundament om dat waar te maken. Het levert de handvatten om snel te schakelen in de gehele keten. Op basis van actuele informatie over wat er op de winkelvloer gebeurt en wat er op voorraad beschikbaar is. Deze gegevens bieden stof tot nadenken en de kans om in een vroeg stadium te anticiperen en effectieve samenwerking vorm te geven. Als het vertrouwen in de keten groeit, kunnen retailer en leverancier sneller tot concrete actie overgaan.”

“Het is duidelijk dat er veel op de modebranche af komt. Samenwerken in de keten is de manier om steeds weer adequaat te reageren op deze dynamiek. Standaardisatie van de data-uitwisseling maakt het een stuk gemakkelijker om deze uitdagingen het hoofd te bieden. Dat hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Er zijn momenteel al heel initiatieven om met de beschikbare kennis, ervaring en hulpmiddelen gezamenlijk veel meer resultaat te boeken! Het is nu zaak om samen door te pakken. Retailers en leveranciers hebben elkaar meer dan ooit nodig.”

Edwin Belt is Branchespecialist Mode bij INretail.