Met meer dan 1.000 verkooppunten van heel Europa tot Nieuw-Zeeland, kantoren in Nederland en Bielefeld, twee eigen winkels en de volledige logistiek in eigen huis is een gestroomlijnde organisatie een must. Maar hoe pak je dit aan en waar kun je verbeteringen doorvoeren? We spreken kersverse financieel directeur Wendy Kok (33) over de nieuwste denimlijn, de focus op duurzaamheid, het juiste ERP pakket en vernieuwende initiatieven als RFID en 3D sampling.

Financieel directeur in een bewogen tijd

Wendy begon haar carrière op haar 21e als accountant MKB bij Deloitte. Na acht jaar met veel plezier advies te hebben gegeven begon het te kriebelen en koos ze voor interim werk, maar daar ontbrak toch een stukje verbinding. Eind 2019 solliciteerde ze bij No Excess als controller, met de afspraak om de financieel directeur op te volgen na zijn pensioen. Na zijn plotselinge overlijden dit voorjaar kwam het hele traject voor Wendy in een stroomversnelling. “Dat is een vreselijke periode voor het bedrijf geweest en nog steeds. Maar terwijl iedereen persoonlijk in zijn verdriet zit, moet je als bedrijf best snel weer door. Je moet weer aan de zakelijke kant denken, het is een gekke balans.”

Na een periode van rouw besluit de algemeen directeur in de zomer dat het tijd wordt om Wendy formeel te benoemen. “Dat voelde raar, maar op een gegeven moment moet de knoop doorgehakt worden en heeft het bedrijf gewoon een financieel directeur nodig. Het voordeel is wel dat we er al flink naar toe aan het werken waren, dus heel veel formaliteiten en bevoegdheden waren al geregeld. Natuurlijk zijn er punten waar ik tegenaan loop, maar dat had ik anders misschien ook wel gehad. Er zijn dingen die maar 1 of 2x per jaar voorkomen, waardoor ik nog steeds af en toe denk: O doen wij dat ook? Hoe doen we dat eigenlijk?”

Nieuwe kansen door implementatie van Itsperfect

Gelukkig is Wendy inmiddels behoorlijk allround, niet alleen op finance gebied, maar ook op IT-gebied. Dat komt doordat ze precies begon aan de vooravond van een grote transitie: De overstap naar een nieuw geïntegreerd ERP pakket.

“Redelijk snel nadat ik hier begon, startte de implementatie van Itsperfect. Ik heb een grote rol gespeeld bij de voorbereiding, het overzetten van de data, de procesinrichtingen, en de livegang. Dat was een hele goede manier om de hele organisatie te leren kennen. Anders had ik ook nooit zoveel geweten over ons logistieke proces. Nu weet ik eigenlijk precies hoe iedereen hier werkt.”

Hoewel Wendy bij haar sollicitatie opgelucht was dat de overstap van Navision naar deze SaaS-oplossing op stapel stond, was het voor veel mensen in de organisatie ook erg wennen.

“We hadden behoorlijk wat custom build software, dus we hebben vaak de discussie met gebruikers gehad: ‘Het systeem doet niet wat ik wil’. Zelf ben ik nooit zo’n voorstander van klantspecifieke software, omdat je daardoor erg blijft vastzitten in de processen die je hebt, want dingen opeens heel anders aan gaan pakken kan bijna niet. Dat maakt je heel star in je werkwijze, om maar gewoon door te blijven gaan zoals je het altijd deed. En als je met nieuwe dingen mee wilt, moet je workarounds gaan bouwen. Dat maakt het allemaal zo ingewikkeld.”

Eén complete SaaS-oplossing voor alle afdelingen

Sinds de overstap naar Itsperfect is dit verleden tijd. Met één gebruiksvriendelijk systeem met daarin, naast de standaard ERP functionaliteit, geïntegreerde modules als Warehouse management (WMS), intercompany, consignatie, Vendor Managed Inventory, en de B2B webshop voor verkopen aan retailers. En daarbij standaard koppelingen met Shopify (B2C), Tradebyte en Twinfield.

Wendy: “Itsperfect is voor ons eigenlijk het belangrijkste systeem waar we mee werken in de organisatie. Puur vanuit finance perspectief is het ideaal dat je op één plek al je financiële stromen kunt volgen. Van voorraad, intercompany, tot de facturatie. En voor onze organisatie als geheel is het grote voordeel dat alle afdelingen er mee zijn verbonden. Het is echt de gemeenschappelijke deler, alles komt daar samen.”      

Groen licht voor innovatieve logistiek met RFID

Daarmee legt het systeem een solide basis voor verdere innovatie, zoals de keuze voor RFID, op initiatief van de logistiek manager.

“We merken dat we groeien, door de toevoeging van online activiteiten wordt de druk hoger op de timing. De Marketplace orders moeten gewoon de volgende dag uitgeleverd worden. Dat vergt behoorlijk wat van ons logistieke team, met name in het preorder seizoen, als er grote aantallen verwerkt worden. Het RFID-systeem van Nedap is gekoppeld aan het WMS. We hebben een nauwkeuriger zicht op onze voorraad, want we weten preciezer wat we ontvangen en wat we uitgeleverd hebben. En dat is ook een stukje service en kwaliteitsverbetering richting onze klanten.”

De toekomst van 3D samples

Ook 3D sampling, een zojuist gelanceerde module binnen Itsperfect, wordt onderzocht.

“We zitten in een voorstadium van het traject. Een deel van ons styling team heeft de training voor CLO3D gedaan. We zijn daar voorzichtig mee aan het piloten, de eerste tekeningen worden nu gemaakt. We maken bestaande artikelen waar we al foto’s van hebben na in het 3D systeem. Om die twee met elkaar te kunnen vergelijken. We zien daar echt wel een toekomst in, maar daar gaat ook nog een hoop tijd in zitten.”

Daarbij kijkt No Excess naar de interne kant, zoals het beoordelen van prototypes voordat de productie begint, maar ook naar digitale verkoop.

“We hebben artikelen in onze collectie en die hebben we in 12 kleuren. Als je dan de stof wilt voelen kun je ook 1 kleur bestellen. Ik denk dat het eerder die kant op zal gaan, dan helemaal zonder samples. Het is afwachten, als wij de enigen zijn, dan gaan winkeliers er nooit aan wennen. Maar ik heb het vermoeden dat dit wel iets wordt in de toekomst. Er was ook een tijd dat niemand geloofde in online shoppen. Voor hoe de gemiddelde consument online shopt, heb je echt geen foto van een echt product nodig, dan is een 3D beeld beter. Winkeliers zijn daar nog niet, maar dat komt wellicht nog…”

Samenwerken over de landsgrenzen

Naast zijn hoofdkantoor in Amsterdam heeft No Excess ook een GMBH in Duitsland, waar de markt behoorlijk verschilt. Niet alleen qua mode, maar ook qua oppervlakte van de winkels en manier van zaken doen. Waar in Nederland de winkelier uit de collectie inkoopt wat hij leuk vindt, werkt het in Duitsland compleet anders.

“In Duitsland vind je vooral ketens met een heleboel vestigingen en grote warenhuizen met shop-in-shops. Daarbij ligt er veel meer verantwoordelijkheid bij de merken, om de juiste omzet per vierkante meter te behalen. Dat stelt natuurlijk ook bepaalde eisen aan de manier waarop je data kunt uitwisselen en de verkoop in de winkels in de gaten kunt houden. Als wij leveringen naar de winkels toesturen op basis van de verkopen die zij hebben gedaan, dan moet dat wel kloppen. Anders krijgen ze een paar dozen terwijl de winkel nog volhangt. Dus die manier van samenwerken vergt ook wat van de manier waarop wij de cijfers interpreteren en daarmee omgaan. Daar gebruiken we de VMI-module van Itsperfect voor. Zo kunnen we de voorraad en de verkopen monitoren.”

Grote stappen richting duurzaamheid

No Excess is al heel bewust aan de slag met duurzaamheid en heeft nog veel plannen voor de toekomst. “We hebben vorig jaar een hele nieuwe denimlijn gelanceerd met een grote duurzaamheidsfocus en dat is 1 van onze NOS-modules, altijd beschikbaar voor consument en klant. Dat hebben we groots ingezet met veel nieuwe modellen, met allemaal nieuwe fits, materialen en wassingen. Echt een verfrissing. Van deze collectie wordt 1% van de opbrengst gedoneerd aan Spieren voor Spieren.”

De organisatie is al aangesloten bij de Better Cotton Initiative voor verantwoord katoen en de BSCI voor betere werkomstandigheden in de fabrieken. En dat is niet het enige.

“We hebben CO2 neutrale levering, alle auto’s worden elektrisch, we krijgen zonnepanelen op het dak. Daar zijn we wel heel actief mee. Ook in onze collectie worden stappen gemaakt, zoals jassen met gerecyclede padding en producten van biologisch katoen. De Duitse winkelier is daar ook scherp op, dus we proberen een steeds groter deel van de collectie op dat niveau te krijgen. Grote vraag is of de consument bereid is voor een ‘groen product’ extra te betalen en zoja hoeveel?”

Ambities en uitdagingen

Sinds de implementatie is No Excess hard gegroeid met zijn online activiteiten, door de integratie met Marketplaces en Shopify, en ziet daar ook de komende jaren nog veel potentie.

“Dat we nu onze online sales kunnen monitoren en promoten en we inzicht hebben in hoe de verkopen lopen, ook in de fysieke winkels, is voor ons heel waardevol. De komende jaren willen we onze online aanwezigheid verder uitbouwen, en daarnaast een belangrijke partner blijven voor onze winkeliers. Daar zien we groeimogelijkheden in verschillende landen in Europa.”

Natuurlijk ervaart het bedrijf ook uitdagingen, vooral in het economisch klimaat. “De strubbelingen die we nog steeds ondervinden in onze toeleveringsketen. En de gestegen kosten van onze productie, de transportkosten, het katoen, de dollarkoers, dat soort zaken. En het sentiment in het hoofd van de consument.”

Toch is Wendy positief over de toekomst: “We mogen niet klagen, we zijn redelijk klaar met onze nieuwe verkoopronde voor zomer 2023. We zijn erg tevreden met hoe het gaat. Over het algemeen doen onze collecties het goed bij de winkelier. Maar je merkt dat het negatieve sentiment boven de markt hangt. De toekomst zal uitwijzen hoe het uit gaat pakken.”

En zo gaat No Excess hard richting zijn 35-jarig jubileum in 2023, volledig in het motto: Comfort at every moment. En vol ambitie.

Info: www.itsperfect.io | 085 016 0175 | rob@itsperfect.io